# Suivre les paiements de ses élèves : méthode et tableau simple

URL : https://www.tutoreo.fr/guides/suivi-paiements-eleves-prof-independant
Mis à jour le : 5 octobre 2026 (2026-10-05)
Vérifié le : 5 octobre 2026 (2026-10-05)
Dossier : Se faire payer

> En bref : Pour suivre les paiements de tes élèves, note chaque paiement le jour même dans un tableau à cinq colonnes (date, élève, montant, mode, mois concerné) et vérifie-le une fois par mois. En 2026, en CESU préfinancé, l'attestation fiscale porte le total payé, CESU compris, et part avant le 31 mars de l'année suivante.

Pour suivre les paiements de tes élèves, il suffit d'un tableau à cinq colonnes rempli le jour de chaque paiement et vérifié une fois par mois. Un Google Sheet fait l'affaire, sans macro ni logiciel de comptabilité ; un outil de suivi dédié aux profs ou un carnet aussi.

Sans ce suivi, la préparation des attestations fiscales tourne à la fouille : relevés bancaires, messages WhatsApp et souvenirs pour reconstituer qui t'a payé quoi en mars dernier.

## À quoi sert ce suivi

Savoir si tout le monde t'a payé ce mois-ci sert ta trésorerie. Le suivi sert aussi à préparer l'[attestation fiscale](https://www.tutoreo.fr/guides/attestation-fiscale-prof-particulier) annuelle.

Chaque famille qui bénéficie du crédit d'impôt au titre des services à la personne a besoin d'un document de ta part qui indique le montant exact payé sur l'année civile : au centime près, par élève, pour la période du 1er janvier au 31 décembre.

Le suivi part de tes factures : chaque mois, tu [fais une facture de cours particuliers](https://www.tutoreo.fr/guides/facture-cours-particuliers) par élève, puis tu notes le paiement quand il arrive. Si tu ne suis rien au fil de l'eau, tu reconstitues tout en janvier.

## Ce qu'il faut noter pour chaque paiement

Chaque fois que tu reçois un paiement, tu dois noter cinq choses :

- la date du paiement ;
- le nom de l'élève (ou de la famille) ;
- le montant ;
- le mode de paiement : virement, CESU préfinancé, espèces, chèque ;
- le mois concerné, c'est-à-dire le mois des cours que ce paiement couvre.

Le mois concerné compte autant que la date. Un virement reçu le 3 février peut correspondre aux cours de janvier. Si tu ne notes que la date du virement, tu vas te mélanger les pinceaux en fin d'année.

## L'outil le plus simple qui fonctionne

Un Google Sheet avec cinq colonnes suffit pour commencer :

| Date | Élève | Montant | Mode | Mois |
|------|-------|---------|------|------|
| 01/02 | Lucas Martin | 160 € | Virement | Janvier |
| 02/02 | Sarah Benali | 120 € | CESU préfinancé | Janvier |
| 02/02 | Sarah Benali | 40 € | Virement | Janvier |
| 03/02 | Théo Dupont | 200 € | Espèces | Janvier |
| 04/02 | Emma Rousseau | 160 € | Chèque | Janvier |

Ces paiements arrivent début février : la facture des cours de janvier est partie le 31 janvier, avec un règlement attendu avant le 5 février.

Tu peux aussi utiliser un carnet papier ou un outil de gestion dédié aux cours particuliers. L'outil importe peu, du moment que tu le remplis systématiquement : note chaque paiement le jour où tu le reçois. Sur le moment, ça prend 30 secondes.

## Le cas particulier du CESU

Dans l'exemple ci-dessus, Sarah Benali te paie 160 € par mois pour 4 heures de cours à 40 €. Elle règle une partie avec des CESU préfinancés de son entreprise et complète par virement : en janvier, elle t'envoie 120 € en CESU préfinancés et 40 € par virement.

Ton attestation fiscale indique le montant total payé par la famille pour tes prestations, CESU préfinancé compris : tu attestes ce que tu as reçu. La famille déclare de son côté l'aide versée par son employeur, et c'est l'administration qui la retranche pour calculer le crédit d'impôt ([BOFiP, § 40](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/3968-PGP.html/identifiant=BOI-IR-RICI-150-20-20260812)). Ce n'est pas à toi de faire ce calcul. Séparer les deux modes de paiement reste utile : la famille te demandera souvent la part payée en CESU. Le CESU déclaratif est un tout autre mécanisme : c'est alors le centre CESU de l'URSSAF qui gère l'attestation fiscale. Le [guide CESU](https://www.tutoreo.fr/guides/cesu-prof-particulier) explique les différences entre CESU préfinancé et déclaratif.

Donc pour Sarah, si sur l'année elle t'a payé 1 200 € en CESU préfinancés et 400 € en virement, ton attestation fiscale mentionne **1 600 €** (le total de ce que tu as reçu). Sarah déclarera de son côté la part financée par son employeur, dans sa déclaration d'impôts. Si tu as séparé les modes de paiement toute l'année, tu peux aussi lui donner la ventilation en une minute.

## Comment gérer les paiements en espèces

Théo Dupont te paie en liquide. C'est son droit, et le tien de l'accepter, à condition de laisser une trace à chaque fois.

Pour un particulier, la facture est obligatoire dès que la prestation atteint 25 € TTC ([arrêté n° 83-50/A](https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000494187/)), et dans tous les cas s'il la demande. Les 200 € mensuels de Théo sont donc facturés. Tu peux aussi envoyer un SMS de confirmation : "Bien reçu 200 € en espèces pour les cours de janvier. Merci !" Le SMS est pratique, mais il ne remplace pas la facture.

Préviens aussi la famille : si tu es déclaré SAP, les sommes payées en espèces n'ouvrent pas droit au crédit d'impôt et ne figurent pas sur l'attestation fiscale ([art. D. 7233-3 du code du travail](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018500094/)). Payés par virement, des cours à domicile lui font récupérer 50 %.

Et note-le dans ton tableau le jour même. Les espèces, c'est le mode de paiement qu'on oublie le plus facilement, parce qu'il n'y a pas de trace sur le relevé bancaire.

## La routine mensuelle : 15 minutes le 6 du mois

Le 6 de chaque mois, au lendemain de l'échéance du 5, tu ouvres ton tableau et tu vérifies, pour chaque élève, qu'il y a une ligne de paiement pour le mois précédent. Si ton échéance est différente, choisis le lendemain de ton échéance et tiens-toi à cette date.

Avec 6 élèves, ton tableau du 6 février peut ressembler à ceci :

| Élève | Janvier |
|---|---|
| Lucas Martin | payé |
| Sarah Benali | payé |
| Théo Dupont | payé |
| Emma Rousseau | payé |
| Inès Lemaire | **rien** |
| Karim Aziz | **rien** |

Deux élèves n'ont pas payé, souvent par simple oubli. Tu écris aux parents dans la journée, sur un ton simple : "Bonjour, je fais mon suivi de janvier et je n'ai pas encore reçu le règlement des cours du mois. Pouvez-vous faire le virement quand vous aurez un moment ?" Si rien ne vient, le guide sur les [relances et impayés](https://www.tutoreo.fr/guides/relances-impayes-cours-particuliers) donne la suite des messages.

Cette vérification prend 15 minutes par mois. Si tu ne la fais pas et que tu attends janvier pour tout reconstituer, compte plutôt 3 bonnes heures de galère, et des montants que tu ne retrouveras jamais avec certitude.

## En fin d'année : les totaux par élève

Si tu as tenu ton tableau toute l'année, préparer tes attestations fiscales prend une dizaine de minutes.

Tu filtres ton tableau par élève et tu additionnes les montants, en séparant CESU et hors-CESU. Avec un Google Sheet, c'est une formule `SUMIFS` ; un outil de gestion dédié calcule les totaux par élève tout seul.

Sur une année complète, avec les mêmes élèves :

- Lucas Martin a payé 10 mois (pause juillet-août) × 160 € en virement, soit 1 600 €. Attestation fiscale : 1 600 €.
- Sarah Benali a payé 10 mois (pause juillet-août) × 120 € en CESU et 40 € en virement, soit 1 200 € en CESU et 400 € en virement. Attestation fiscale : 1 600 € (montant total reçu ; Sarah déclare à part l'aide de son employeur).
- Théo Dupont a payé 10 mois (pause juillet-août) × 200 € en espèces, soit 2 000 € de chiffre d'affaires à déclarer. Attestation fiscale : 0 €, car les espèces n'ouvrent pas droit au crédit d'impôt.

L'attestation doit parvenir à chaque famille avant le 31 mars de l'année qui suit les paiements ([BOFiP, § 380](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/3968-PGP.html/identifiant=BOI-IR-RICI-150-20-20260812)). Envoie-la dès janvier : les familles en ont besoin pour leur déclaration de revenus, et le guide sur l'[attestation fiscale](https://www.tutoreo.fr/guides/attestation-fiscale-prof-particulier) donne le modèle.

Dès que ton tableau fait remonter une ligne en retard, [relance rapidement mais poliment](https://www.tutoreo.fr/guides/relances-impayes-cours-particuliers), avant que la situation s'enlise.

## Questions fréquentes

### Quel est le meilleur outil pour suivre les paiements de ses élèves ?

Un simple Google Sheet avec 5 colonnes (date, élève, montant, mode de paiement, mois concerné) ou un outil de suivi dédié aux profs. L'outil n'a aucune importance, ce qui compte, c'est de le tenir à jour.

### Comment gérer les paiements en espèces pour les cours particuliers ?

Remets une facture (obligatoire pour un particulier dès que la prestation atteint 25 € TTC, ou s'il la demande) et note le paiement dans ton tableau le jour même. Les espèces ne laissent pas de trace sur ton relevé bancaire : c'est le mode de paiement qu'on oublie le plus.

### Comment rédiger l'attestation fiscale quand un élève paie en CESU et en virement ?

En CESU préfinancé, tu indiques le montant total reçu (CESU + virement) sur l'attestation. La famille déclare de son côté l'aide de son employeur, et l'administration la retranche pour calculer le crédit d'impôt. En CESU déclaratif, c'est le centre national du CESU qui fournit l'attestation.

### À quelle fréquence faut-il vérifier les paiements de ses élèves ?

Une fois par mois, par exemple le 6, juste après l'échéance du 5 : la facture du mois part le dernier jour du mois, et le règlement est attendu avant le 5 du mois suivant. Tu vérifies que chaque élève a payé le mois précédent. Ça prend 15 minutes et ça t'évite 3 heures de galère en janvier.

## Sources officielles

- [BOI-IR-RICI-150-20, § 40 et § 380 : aides déduites par l'administration, attestation avant le 31 mars (BOFiP)](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/3968-PGP.html/identifiant=BOI-IR-RICI-150-20-20260812)
- [Arrêté n° 83-50/A, article 1er : note obligatoire dès 25 € TTC (Légifrance)](https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000494187/)
- [Code du travail, art. D. 7233-3 et D. 7233-4 : moyens de paiement et attestation (Légifrance)](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018500094/)